Mất kiểm soát, đi trước những tin tức nóng hổi, hay chạy đua để đánh bại tin đồn
Đây là những điều mà hầu hết mọi người thường nghĩ đến khi nói đến giao tiếp doanh nghiệp. Sự thật là, những điều đó chỉ là một phần nhỏ – và nếu bạn đã thành thạo nghệ thuật giao tiếp doanh nghiệp, chúng chỉ là một phần của công việc.
Vì vậy, truyền thông doanh nghiệp đòi hỏi những gì?
Hãy đọc phần bên dưới để tìm hiểu và nhận được một số mẹo giúp bạn xây dựng một chiến lược truyền thông vững chắc cho doanh nghiệp.
Vai trò và trách nhiệm chính của bộ phận truyền thông
Phòng thông tin truyền thông trong một doanh nghiệp có nhiều trách nhiệm khác nhau, bao gồm cả giao tiếp nội bộ và giao tiếp bên ngoài. Chúng có thể được chia thành bốn danh mục chính, mà chúng tôi sẽ trình bày dưới đây.
Truyền thông và quan hệ công chúng (PR)
Truyền thông và báo chí PR liên quan đến các hoạt động giao tiếp ảnh hưởng đến nhận thức công chúng (nhưng không phải là tiếp thị).
Điều này bao gồm các mục như thông cáo báo chí và thông báo khi có những sự kiện quan trọng xảy ra, như ra mắt sản phẩm mới hoặc những người mới được tuyển dụng vào ban điều hành (C-suite). Giao tiếp truyền thông và PR cũng bao gồm các hoạt động giao tiếp công chúng, chẳng hạn như các tổ chức từ thiện hoặc các sáng kiến cộng đồng mà công ty tham gia.
Và tất nhiên, đừng quên về truyền thông. Mỗi khi tổ chức của bạn xuất hiện trên tin tức, điều này cũng thuộc danh mục truyền thông và quan hệ công chúng.
Giao tiếp với khách hàng và chiến lược tiếp thị
Khác biệt với truyền thông và PR, giao tiếp với khách hàng liên quan đến tiếp thị. Đối với nhiều tổ chức, tiếp thị chiếm một phần đáng kể trong giao tiếp tổng thể, đủ lớn để phòng tiếp thị trở thành một phòng riêng biệt, không thuộc phòng truyền thông doanh nghiệp.
Ngay cả khi các nhóm tiếp thị và truyền thông được tách rời, họ vẫn thường làm việc chặt chẽ với nhau. Đó là do việc giữ thông điệp cốt lõi và nhất quán hình ảnh thương hiệu của công ty là rất quan trọng.
Tuy nhiên, trong khi các chuyên gia truyền thông và PR tập trung vào nhận thức công chúng, nhà tiếp thị tạo ra các phương tiện giao tiếp để khách hàng thực hiện mua hàng bằng các công cụ như:
– Tiếp thị nội dung
– Tiếp thị truyền thông xã hội
– Video
– Quảng cáo trên truyền hình
– Quảng cáo ngoài trời
– Quảng cáo in ấn
…
Giao tiếp trong tình huống khẩn cấp
Giao tiếp trong tình huống khẩn cấp (khủng hoảng) nên là một phần trong vai trò của phòng truyền thông doanh nghiệp. Lý tưởng nhất, các tình huống khủng hoảng không nên xảy ra quá thường xuyên. Tuy nhiên, cần xác định rằng tình huống khủng hoảng có thể xảy ra – và bạn nên chuẩn bị khi chúng xảy ra. Chỉ có 49% tổ chức báo cáo rằng họ có một kế hoạch giao tiếp trong tình huống khủng hoảng. Nếu bạn không có một kế hoạch như vậy, điều này có thể dẫn đến thông điệp hỗn loạn trong tình huống khủng hoảng truyền thông.
Trong tình huống này, đội ngũ truyền thông doanh nghiệp cần nhanh chóng hành động và liên lạc liên tục với các bên liên quan cả nội bộ và bên ngoài. Điều này bao gồm việc:
– Thông báo cho toàn công ty để đảm bảo nhân viên nắm được thông tin
– Viết thông cáo báo chí
– Tổ chức cuộc trả lời phỏng vấn với các phương tiện truyền thông
– Tổ chức họp báo hoặc buổi thông tin báo chí
– Trò chuyện với các bên liên quan: những người ảnh hưởng đầu tiên do/trong khủng hoảng, cơ quan thực thi pháp luật, luật sư và chính trị gia…
Giao tiếp nội bộ
Truyền thông nội bộ bao gồm một số lĩnh vực khác nhau. Chúng có thể bao gồm mọi thứ từ giao tiếp hàng ngày đến các thông báo quan trọng của công ty. Tất cả các giao tiếp nội bộ được định hướng đến các bên liên quan (nhân viên, quản lý và lãnh đạo).
Giao tiếp nội bộ cũng đóng một vai trò quan trọng trong văn hóa công ty.
Khi nhân viên cảm thấy thiếu minh bạch hoặc chỉ thị không rõ ràng, văn hóa sẽ suy giảm khi thái độ chuyển sang tiêu cực. Đó là lý do tại sao giao tiếp nội bộ rất quan trọng.
Các lợi ích của một chương trình giao tiếp doanh nghiệp hiệu quả
Mỗi công ty nên có một chương trình giao tiếp toàn diện bao gồm tất cả bốn danh mục đã liệt kê ở trên. Các lợi ích – ngoài việc sẵn sàng để đối phó với các yêu cầu thông tin từ phương tiện truyền thông và các sáng kiến tiếp thị quan trọng – là vô số.
Tăng cường sự tương tác của nhân viên
Chỉ có 6% các nhân sự lãnh đạo – quản lý cảm thấy tự tin trong khả năng quản lý việc giảm sự tương tác của nhân viên.
Phần lý do, đơn giản là nhiều công ty không có một chương trình hiệu quả cho truyền thông – giao tiếp nội bộ. Việc xây dựng một nền tảng văn hóa giao tiếp tích cực, khuyến khích sự tương tác của nhân viên cần kiên nhẫn và minh bạch.
Cải thiện danh tiếng
Một chương trình giao tiếp doanh nghiệp hiệu quả sẽ tăng cường danh tiếng của doanh nghiệp với công chúng bên ngoài. Cho dù bạn đang xử lý các tình huống khẩn cấp hay triển khai các chương trình tương tác với cộng đồng thông thường, mỗi cuộc giao tiếp với công chúng là cơ hội để nâng cao danh tiếng doanh nghiệp. Xây dựng một kế hoạch giao tiếp nhấn mạnh về trách nhiệm xã hội doanh nghiệp để gửi một thông điệp tích cực đến công chúng chung là một gợi ý cần xem xét.
Giảm rủi ro
Chiến lược giao tiếp doanh nghiệp của bạn cũng có thể giảm rủi ro, một lợi ích không thể đánh giá thấp. Dù bạn đang tạo ra các thông điệp nội bộ hay hướng tới khách hàng, công chúng, chiến lược của bạn không chỉ cần đề ra các thông điệp bạn có thể sử dụng, mà còn những điều bạn chắc chắn không nói.
Ví dụ, các công ty dược phẩm sẽ cực kỳ cẩn thận với các tuyên bố về sản phẩm của họ, và có lý do thích đáng. Nếu thông điệp công chúng hoặc tài liệu tiếp thị được hiểu sai, công ty có thể chịu trách nhiệm về bất kỳ thiệt hại nào gây ra.
Tăng doanh số bán hàng
Thông thường, một chiến lược tiếp thị vững chắc sẽ liên quan trực tiếp đến việc gia tăng doanh số, và tất cả các hoạt động truyền thông – giao tiếp cũng không nằm ngoài mục tiêu này.
Ngày nay, người tiêu dùng đang trở nên có ý thức hơn với thương hiệu. Người mua có ý thức về thương hiệu là những người không chỉ nhìn vào các tài liệu tiếp thị của sản phẩm, mà còn quan tâm đến uy tín của tổ chức. Người tiêu dùng muốn ủng hộ những thương hiệu mà họ coi là có đạo đức xã hội, có ảnh hưởng tới môi trường hoặc đóng góp cho nền kinh tế.
Vì vậy, ngoài những nỗ lực tiếp thị thúc đẩy doanh số bán hàng, đừng bỏ qua sức mạnh của truyền thông và quan hệ công chúng. Các thương hiệu có nhận thức tích cực của công chúng có khả năng thu hút người mua, trong khi đó người mua cũng có thể tẩy chay các công ty có danh tiếng gây tranh cãi.
5 cách để cải thiện truyền thông doanh nghiệp
Như bạn có thể thấy, truyền thông doanh nghiệp vượt xa những thông điệp thông báo thông thường. Đây là một bộ phận yêu cầu những chuyên gia truyền thông có kỹ năng cao, có khả năng xử lý một loạt các giao tiếp kinh doanh. Dưới đây là một số gợi ý để làm điều đó.
1. Sử dụng công nghệ và công cụ phù hợp
Các chuyên gia biết rằng thông điệp có thể được truyền tải dưới nhiều hình thức khác nhau. Điều đó có nghĩa là đội ngũ truyền thông nên có một bộ kỹ năng bao gồm kiến thức về công nghệ và công cụ liên quan, như:
- Các nền tảng mạng xã hội
- Giao tiếp và nội dung trang web
- Công cụ cho các cuộc họp.
Nền tảng giao tiếp nội bộ nên được phát triển theo xu hướng cung cấp và tích hợp các kênh giao tiếp. Đăng tin tức công ty, khuyến khích nhân viên tương tác và đăng thông tin cập nhật của riêng họ, và cho phép mọi người tạo không gian riêng của họ.
2. Tạo kế hoạch giao tiếp
Một kế hoạch truyền thông cần hướng tới 2 mục tiêu chính. Đầu tiên, nó nên tạo ra một diện thống nhất mà bạn có thể sử dụng trong tất cả các thông điệp của công ty, bất kể đối tượng khán giả. Thứ hai, nó nên cung cấp hướng dẫn toàn diện về cách giao tiếp với các đối tượng khác nhau, đặc biệt là trong tình huống khẩn cấp (khủng hoảng).
Kế hoạch giao tiếp toàn diện sẽ đi sâu hơn với những thông tin sau:
- Mỗi nhu cầu mà nó phải đáp ứng – như giao tiếp nội bộ và giao tiếp khẩn cấp
- Mỗi đối tượng khán giả mà nó bao gồm
- Các kênh phân phối cho mỗi đối tượng khán giả
- Tài liệu về nhận diện thương hiệu và thông điệp doanh nghiệp
- Hướng dẫn cụ thể cho quan hệ công chúng, quan hệ truyền thông và giao tiếp trong tình huống khẩn cấp
3. Tạo nội dung hấp dẫn
Có lẽ bạn đã biết rằng nội dung tiếp thị cần phải hấp dẫn và bạn muốn mọi người quay lại thêm.
Có nhiều cách tiếp cận để tạo sự hấp dẫn. Bạn có thể tạo nội dung hữu ích, hài hước hoặc mang tính thời sự, khẩn cấp. Dù bạn làm thế nào, nội dung hấp dẫn có một đặc điểm chung: dễ ghi nhớ, và tốt hơn là chúng có khả năng khuyến khích công chúng có cảm tình với tổ chức của bạn.
4. Tận dụng các kênh giao tiếp phù hợp
Bạn không muốn tung các thông báo nội bộ trên Twitter. Tương tự, việc phát hành thông cáo báo chí sẽ không có nhiều ý nghĩa nếu bạn chỉ phân phối chúng qua email công ty.
Đối với mọi loại thông điệp mà bạn cần phân phối, luôn có một kênh phù hợp. Như một phần của chiến lược giao tiếp tổng thể của bạn, việc lập danh sách các kênh giao tiếp và việc sử dụng phù hợp của chúng sẽ rất hữu ích. Dưới đây là một số ví dụ:
- LinkedIn là nơi tốt để đăng tin tuyển dụng và tin tức về công ty
- Hãy đến các phương tiện truyền thông để phát hành thông cáo báo chí và tin tức tổ chức
- Sử dụng trang web của công ty để truyền đạt thông tin về sản phẩm, tiếp thị các sản phẩm và chia sẻ tin tức
- Sử dụng mạng nội bộ của bạn để chia sẻ thông báo nội bộ và thông tin nội bộ khác
- Tìm các nền tảng truyền thông xã hội mà khách hàng của bạn thường sử dụng và sử dụng chúng để tiếp thị.
5. Theo dõi, đo lường và điều chỉnh chiến lược theo thời gian
Điều quan trọng nhất khi nói về giao tiếp doanh nghiệp là không có một công thức duy nhất cho sự thành công. Mỗi công ty đều khác nhau, và điều đó có nghĩa là mỗi công ty sẽ cần xây dựng một phương pháp phù hợp với phong cách riêng của họ.
Và cách tốt nhất để phát triển phương pháp độc đáo đó là thông qua việc theo dõi, đo lường và điều chỉnh chiến lược của bạn theo thời gian.
Hãy để ý đến phản hồi từ bên trong và bên ngoài để tìm hiểu những điều bạn có thể làm tốt hơn. Hãy đảm bảo theo dõi các chỉ số đo lường sự tương tác. Các yếu tố như lượt xem trang, thời gian truy cập trên trang, tương tác trên mạng xã hội, tỷ lệ thoát, và số lượng khách truy cập mới so với khách truy cập quay lại sẽ cung cấp thông tin để bạn hiểu về hiệu suất giao tiếp của mình (và những điều bạn có thể điều chỉnh để nâng cao hiệu suất hơn).
